Sådan arrangerer du et digitalt event

22. feb 2022

Fremtiden er nu

I de ældre film inden for science fiction-genren er teknologen den helt store tangent, der spilles på. Flyvende biler, talende robotter og hologrammer er en fast del af de fremtidsfokuserede universer, men nogle af disse elementer er ikke længere så futuristiske, som de var engang.

I det moderne samfund er facetime og videomøder et fast aspekt af arbejds- og privatlivet for rigtig mange mennesker. Specielt under de seneste års pandemi eksploderede brugen af de digitale kommunikationsveje. Vi lærte i den grad at være sammen hver for sig, og det virtuelle samvær er i dag en ligeså oplagt mulighed som det fysiske fremmøde.

Selvom pandemien i nogen grad har sluppet sit tag i kloden, og vi igen kan mødes i større forsamlinger, er de digitale komponenter i tilværelsen kommet for at blive. Omlægningen har givet vores hverdag en fantastisk fleksibilitet, som det ville være svært at give afkald på igen.

Derfor et det heller intet under, at de online tendenser synes at sprede sig som ringe i vandet. Det er eksempelvis blevet en moderne tendens også at tænke i online arrangementer. Et digitalt event er en smart måde at samle folk på, uden at det kræver alverden fra de deltagende.

Sådan arrangerer du et digitalt event

Hvis du står overfor at skulle planlægge et digitalt event for din virksomhed, er der mange ting, som du skal tage stilling til i processen. Her får du en overordnet step-by-step-guide til, hvordan du griber planlægningen an:

• Vælg den rette platform. Først og fremmest skal du finde ud af, hvilke behov din virksomhed har i forhold til platformens muligheder. Dette afgøres naturligvis af formålet med det digitale event. Du skal sikre dig, at den pågældende platform kan facilitere disse behov.

• Få et overblik over ressourcer. Økonomi er en afgørende faktor i et hvilket som helst arrangement. Et digitalt event er heller ikke gratis, og du bør derfor lægge et nøje budget for hele begivenheden samt alle indslag.

• Uddel opgaver. Når du har fået styr på både platform og økonomi, er det blevet tid til at eksekvere hele herligheden. Til denne del af processen har du brug for al den hjælp, som du kan få. Fordel arbejdsopgaverne på dit team, så alle har et formål. Dette giver også hele holdet en følelse af at være en vigtig brik i virksomhedens pulsespil.

Fysiske events – et uddødt fænomen?

Et digitalt event er både smart og lettilgængeligt. Derfor kan der ikke herske nogen tvivl om, at flere og flere vil gå denne vej i deres planlægning af sammenkomster. I de brancher, hvor de digitale platforme er en fast del af arbejdsgangen i dag, vil begivenhederne med stor sandsynlighed også begynde at gå online.

De delvist digitale events er en gode måde at inkludere alle ansatte på én gang, hvilket er en kæmpe fordel i de større virksomheder. Her vil et digitalt event derfor helt sikkert også snige sig ind i kalenderen fra tid til anden.

Men dette betyder dog ikke, at de fysiske arrangementer er ved at uddø. Vi mennesker er socialt anlagte, og den nære kontakt vil altid være et essentielt, menneskeligt behov. Derfor bør vi ikke frygte, at juleaften og nytår skal fejres foran en computerskærm. Et digitalt event ville imidlertid være en god løsning i denne sammenhæng, hvis nogle af familiemedlemmerne er forhindret i at deltage fysisk.